计算机信息系统采购 合理调整采购方式

项目概况：上海市工商行政管理局委托的信息化项目类型采购预算金额共计1567.67万元，总体上属于信息系统运维类的服务采购项目，涉及对小型机、服务器、网络设备等硬件和数据库、中间件等应用软件的维护和保障，还包括对多个业务应用系统不同功能模块的修改完善。

实施难点：该项目实施难点主要在于采购方式、服务期限与采购周期这三个方面。

一是在考虑到项目延续性和完整性的基础上采用单一来源方式进行采购，与公开招标方式相比较充分竞争性较弱。

二是本次信息系统运维项目金额大，品种多，专业性强，构成复杂。在用户需求所提供的项目清单中，需维护的软件应用与硬件设备数量多且分散，购入时间不一致，维保时间计算起点不一，导致建设周期和服务期限难以统一。

三是接受项目委托时适逢春节前夕，采购单位因内部财政资金的统一安排，计划在节前关帐前完成项目采购和线上合同签订，导致采购时间非常紧迫。

操作关键:上海市工商行政管理计算机信息系统自建设起，就由成交供应商作为上海工商信息系统的总集成商及业务应用的开发商，全程参与了上海工商信息化建设历程，负责开发了所有工商业务应用系统，熟悉整个系统的系统构架及业务流程，自1998年起一直作为主要运维服务商为上海市工商行政管理局用户提供优质、高效、可靠的运维服务。

虽然单一来源采购在竞争态势上可能有所欠缺，但对单一来源采购360度设定规矩能全方位地规范项目采购流程。在前期方式审批时，财政部门审批和网上公示这两道关卡严格考量了单一来源采购理由的充分性和必要性，有时采购单位还需提供专家论证结果，从源头上抑制了违规操作的可能。公开招标有评审委员会，竞争性谈判有谈判小组，单一来源也必须成立由采购人代表及有关专家共3人以上的单数组成的协商小组，以专业技术的角度评定响应方案，要求供应商提供合理价格或更好的服务。此外，单一来源采购在确定用户需求、编制采购文件、提供合同规范、信息公开发布等其他采购环节上也是面面俱到、环环相扣。

一是调整服务期限。预算单位提交的用户需求书中，对每一个单独的设备和软件都规定了个性化差异较大的绝对服务期限，例如同属KVM设备维护服务的KVM设备1服务期限为2016年8月1日至2017年7月31日， 而KVM设备2服务期限为2016年6月25日至2017年6月24日。考虑到单一来源采购的重点在于通过专家主导的协商进程达成用户需求和供应商承诺的合意，而不宜在前期对唯一供应商设定过多的限制。此外，规定过多过细的绝对期限很可能会因后期履约验收时间的推迟造成实际服务期限缩水，预算单位在后期内部审批签报时也更容易面临实际服务期限未能达到采购文件规定而陷入被动的风险。因此采购中心主动与采购人就采购需求进行沟通、相互理解并达成一致意见，从需求标准的规范性、统一性和合理性出发，在采购文件中统一列明服务期限为合同签订后12个月这一相对期限，而在技术需求中则为避免重复设置而剔除了条目众多且差异化的各项具体服务期限，并建议采购人在协商时根据专家建议与供应商敲定相关细节。

二是归并集中采购。针对采购周期紧的问题，采购中心在征得采购单位同意后，决定对同类型的信息系统运维项目并包处理，进行归集采购。上海市工商行政局委托采购的上海市工商行政管理计算机信息系统与金信工程改造项目信息系统、上海市法人信息共享与应用系统同为运维类服务项目，属于同一批次的采购标的，都采用单一来源方式采购，且响应供应商都为同一家供应商。采购中心根据项目类型、进度要求、财政批复情况实行归并集中采购，整个采购过程前后耗时仅10天。

采购中心通过将上海市工商行政局委托的四个同类项目进行归集采购，形成采购规模优势，提高工作效率，也在符合法律法规前提下以最紧凑高效的进度完成了采购过程及后期合同，最大程度地满足了采购人需求，真正做到“急用户之所急，想用户之所想”。

采购效果：该项目采购预算为1567.67万元，最终成交金额为1498万元，节约资金69.67万元，采购节支率为4%。首先，采购中心在本次采购过程中以采购需求为基础，在采购进度上尽量满足采购人要求。其次，从采购人角度出发对服务期限问题适当提出建议和充分交流意见，为采购人在内部审计方面预想和消除后期潜在风险。再者，充分发挥在采购各环节中兼顾、平衡、协调各方意见的作用，既满足采购单位对运维方案、服务期限、项目交付的要求，又保障财政资金的使用效益，得到采购人和供应商的一致肯定，将和谐采购、满意采购、称心采购落到实处。